Todas las posibilidades de Excel

sysgod/ julio 4, 2020/ Informática y tecnología/ 0 comentarios

A raiz de un par de situaciones dadas en las que un par de personas requerían de mi ayuda para resolver situaciones variadas con planillas excel, quise hoy intentar abrir la mente de aquellos que se topan con algún problema al armar o trabajar una planilla excel.

No es que yo sea un experto en el tema. Creo que cierto nivel de armado de planillas no requiere de conocimiento de sistemas, ni programación de computadoras. Es tan solo saber encontrar los recursos de conocimiento aplicados al problema que tengamos frente a nosotros.

Empecemos por lo básico

Supongamos que tenemos ante nosotros una planilla con ciertos datos, no importa lo simple o compleja que sea. Tenemos que agregar ciertos valores derivados de otros valores existentes en las celdas.
Lo primero que tenemos que tener en claro es qué es lo que tenemos que conseguir. Por ejemplo:
– Necesito agregarle un 15% a los valores de las celdas de la columna «D» si los valores en esta columna «D» son menores a 1000
– Necesito agregarle un 10% a los valores de las celdas de la columna «D» si los valores en esta columna «D» son mayores o iguales a 1000
– Luego al resultado de esto tengo que multiplicarlo por los valores del numero entero de las celdas de la columna «C» (o sea que si tengo un número decimal, tengo que obviar dicha parte)

Si no se segmenta el problema, no se puede resolver. Hay que ir por partes.

Celdas de prueba

Luego, mi sugerencia es ir armando la fórmula para lograr todos los pasos que listamos recién en una o varias celdas de prueba. O si se quiere, en una hoja excel aparte. No importa que no sean datos reales. Se escriben los valores en las celdas necesarias para ir armando la fórmula. Y acá no importa que no sean las celdas necesarias. No hace falta hacer la prueba en una columna «D» y «C». La fórmula es la fórmula. Después se traslada a cualquier columna. Por ejemplo, escribo los siguientes valores:
Microsoft Excel

Por supuesto estoy «haciendo» que los datos de la «B» sean los de mi columna «D» (de mi excel original), y lo mismo con la columna «A».

Ahora viene un comentario al margen, pero muy necesario. No hace falta conocer todas las funciones o fórmulas de excel. Para eso tenemos internet hoy en día. Sigan leyendo y les mostraré un caso práctico con este mismo ejemplo.

Ésta es una lista de funciones de Excel, directa de Microsoft. Sirve muy bien como referencia.
Funciones de Microsoft Excel en español
Funciones de Microsoft Excel en inglés

No siempre se encuentra lo que uno necesita en este tipo de listas de funciones. A veces un buscador de internet es más útil porque necesitamos escribir qué queremos lograr, y se encuentran sitios web explicativos (como éste, o mejores).

Primer y segundo paso con las celdas de prueba

Veo que lo que necesito hacer depende de una condición. Si el valor de la celda «D» (que en mi ejemplo es la «B», es MAYOR o MENOR a 1000.
Si no conozco que en excel, la función para evaluar condiciones es SI (en el excel en español) e IF (en el excel en inglés), podría buscar en un buscador el siguiente término:
«excel formulas condicion» y aparecerá lo que necesito. Por ejemplo, en https://www.ionos.es/digitalguide/online-marketing/vender-en-internet/funcion-si-en-excel/

Lo pruebo armando la formula en la celda «C1».
=SI (B1<1000; B1*1,15; B1*1,10)

Con esto ya resolví mis primeros dos pasos.

Tercer paso con las celdas de prueba

Luego al resultado de esto tengo que multiplicarlo por los valores del numero entero de las celdas de la columna «C» .

Este paso lo voy a dividir en dos. Primero tengo que conseguir el valor ENTERO del número de la columna «C», que en mi ejemplo es igualmente la columna «C». Para ello, si no sé la fórmula, busco en internet algo asi como:
«excel parte entera de un numero decimal» y aparecerá un sitio como:
https://excelsignum.com/2019/02/01/extraer-parte-entera-y-decimal-de-un-numero/
en el que se puede ver que hay que usar la función TRUNCAR TRUNC (en excel en inglés).
Esta función devuelve solo el valor de la parte entera del contenido de la celda, sin redondear para arriba ni para abajo.
Asi, por ejemplo, TRUNCAR(10,1281) devuelve «10» en la misma celda donde se aplica la función.
Asi que al resultado de la función condicional, lo tengo que multiplicar por: TRUNCAR(C1). Quedaría asi:
=SI (B1<1000; B1*1,15; B1*1,10)*TRUNCAR(C1)

Este resultado que se me aplica a una sola celda lo puedo arrastrar para que se aplica en todas las filas de la misma columna.
En el excel de ejemplo quedaría asi:
Planilla Excel de ejemplo terminado

 

Comentario final

Este fué un ejemplo muy sencillo. Por supuesto que hay planillas más complejas con muchas más celdas que confunden y marean. Pero hay que segmentar el problema que tengan ante nuestros ojos, y todo se verá más claro. Si uno avanza paso por paso ante lo que se quiere lograr, y si disponemos de internet para buscar las funciones necesarias para lograr nuestro cometido, se puede lograr casi todo.

Ofrezco mi ayuda gratuita via whatsapp a quienes necesiten ayuda. Pueden comunicarse conmigo al teléfono: +54 11 5481-0682

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